Bimtek Pengelolaan Arsip Digital 2026: Penataan Dokumen Pemerintah melalui SRIKANDI secara Terstruktur

Pengelolaan Arsip Digital membantu penataan dokumen pemerintahan agar pencatatan, penyimpanan, dan penelusuran arsip melalui SRIKANDI lebih terstruktur dan konsisten

Deskripsi Program

Bimtek Pengelolaan Arsip Digital 2026 merupakan program pengembangan kompetensi ASN untuk memperkuat kemampuan dalam menata, mengelola, dan menggunakan arsip digital pemerintahan melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). Pembelajaran diarahkan pada keterkaitan antara pengelolaan dokumen, proses administrasi, pencatatan, penyimpanan, penelusuran, dan pengendalian arsip dalam pekerjaan sehari-hari.

Fokus Bimtek tidak berhenti pada pengenalan aplikasi, tetapi membantu peserta memahami bagaimana penataan arsip digital dilakukan secara terstruktur sesuai proses kerja, kewenangan, tata kelola kearsipan, serta kebutuhan unit kerja. Penerapannya tetap perlu disesuaikan dengan kebijakan, SOP, kesiapan sistem, dan kondisi masing-masing instansi.

Mengapa Topik Ini Penting dalam Penyelenggaraan Pemerintahan

Dokumen pemerintahan terbentuk dari berbagai aktivitas administrasi, mulai dari surat-menyurat, pelaksanaan program, koordinasi, pelayanan, penyusunan laporan, sampai pengambilan keputusan. Ketika dokumen tersimpan pada berbagai media dan belum dikelola secara konsisten, proses menemukan informasi, memastikan dokumen pendukung, atau menelusuri riwayat suatu pekerjaan dapat menjadi lebih sulit.

Pengelolaan arsip digital melalui SRIKANDI menempatkan proses kearsipan sebagai bagian dari pekerjaan administrasi yang perlu dilakukan secara tertib dan terintegrasi. Peserta perlu memahami hubungan antara dokumen yang dibuat dalam pekerjaan, proses pencatatan dan pengelolaannya, serta kebutuhan penyimpanan dan penelusuran arsip. Untuk memperkuat pemahaman mengenai penerapan SRIKANDI dalam lingkungan pemerintahan, peserta dapat merujuk pada Layanan SRIKANDI dari Arsip Nasional Republik Indonesia.

Dengan dasar tersebut, penguatan kompetensi diarahkan pada kemampuan mengelola arsip digital secara lebih konsisten sehingga proses administrasi dan pengelolaan informasi kearsipan dapat berjalan sesuai ketentuan dan kebutuhan organisasi.

Ruang Lingkup Bimtek

Ruang lingkup Bimtek mencakup pemahaman dasar pengelolaan arsip dinamis secara digital, fungsi SRIKANDI dalam proses kearsipan pemerintahan, penataan dokumen, pengelolaan naskah dinas, pencatatan arsip, klasifikasi, penyimpanan, pencarian, serta pengendalian arsip sesuai proses kerja instansi.

Pembelajaran juga mencakup keterkaitan antara pengelolaan arsip dengan administrasi pemerintahan, pembagian peran antara unit kerja, kualitas data dan dokumen, keamanan pengelolaan informasi, serta kesiapan penerapan di lingkungan masing-masing.

Pelaksanaan Tugas dan Tantangan Implementasi di Instansi

Dalam pekerjaan pemerintahan, dokumen dapat dibuat oleh banyak unit dan digunakan kembali pada proses yang berbeda. Surat masuk, surat keluar, disposisi, dokumen kegiatan, laporan, dan dokumen pendukung lainnya perlu ditata sehingga dapat diketahui asal, konteks, status, serta keberadaannya ketika dibutuhkan.

Tantangan muncul ketika proses pencatatan belum konsisten, dokumen tersimpan pada lokasi berbeda, metadata belum lengkap, atau petugas belum memiliki pemahaman yang sama mengenai alur pengelolaan arsip digital. Kondisi tersebut dapat membuat pencarian dokumen membutuhkan waktu lebih lama dan menyulitkan penelusuran ketika dokumen diperlukan untuk pelaporan, monitoring, pemeriksaan, atau tindak lanjut pekerjaan.

Penerapan SRIKANDI juga membutuhkan koordinasi antara pengguna, unit pengolah, unit kearsipan, serta pihak yang memiliki kewenangan dalam proses administrasi. Karena itu, pengelolaan aplikasi perlu dipahami sebagai bagian dari alur kerja, bukan sekadar aktivitas memasukkan dokumen ke dalam sistem.

Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Implementasi

• Pemahaman petugas terhadap prinsip dan proses pengelolaan arsip dinamis.
• Kesesuaian proses pengelolaan arsip dengan tugas, fungsi, dan kewenangan unit kerja.
• Konsistensi dalam pencatatan, pengelompokan, dan pengelolaan dokumen.
• Ketersediaan klasifikasi arsip dan instrumen kearsipan yang diperlukan.
• Kejelasan alur kerja dan pembagian peran pengguna SRIKANDI.
• Kualitas data dan informasi yang dimasukkan ke dalam sistem.
• Kesesuaian penerapan dengan SOP dan kebijakan kearsipan instansi.
• Kesiapan infrastruktur dan dukungan sistem informasi.
• Koordinasi antara unit pengolah dan unit kearsipan.
• Pengendalian akses serta perlindungan terhadap informasi yang dikelola.
• Monitoring terhadap konsistensi penerapan dan tindak lanjut atas kendala penggunaan.

Dampak terhadap Tata Kelola, Akuntabilitas, dan Pelayanan Publik

Pengelolaan arsip digital yang tertata membantu organisasi menjaga ketersediaan dokumen sebagai bagian dari bukti pelaksanaan pekerjaan. Ketika pencatatan, penyimpanan, dan penelusuran dilakukan secara konsisten, proses administrasi dapat memiliki jejak dokumen yang lebih jelas dan lebih mudah ditelusuri.

Dalam konteks akuntabilitas, arsip yang dikelola dengan baik dapat mendukung penyediaan dokumen ketika dilakukan monitoring, evaluasi, pemeriksaan, atau tindak lanjut pengawasan. Bagi pelayanan dan administrasi internal, ketersediaan dokumen yang lebih teratur juga dapat membantu unit kerja memperoleh informasi yang diperlukan tanpa bergantung pada pencarian manual yang tidak terstruktur.

Hasil tersebut tetap bergantung pada kualitas penerapan di tempat kerja, konsistensi pengguna, kesiapan organisasi, serta kesesuaian pengelolaan dengan ketentuan dan SOP yang berlaku.

Tujuan Pengembangan Kompetensi ASN

• Memahami fungsi pengelolaan arsip digital dalam pelaksanaan administrasi pemerintahan.
• Memahami konsep dan fungsi SRIKANDI dalam pengelolaan arsip dinamis.
• Mengidentifikasi jenis dokumen yang perlu dikelola sebagai bagian dari proses kearsipan.
• Memahami alur pengelolaan dokumen dari penciptaan sampai penyimpanan dan penelusuran.
• Menerapkan prinsip penataan dokumen secara lebih terstruktur dalam sistem digital.
• Memahami penggunaan klasifikasi dan instrumen kearsipan yang relevan.
• Melakukan pencatatan dan pengelolaan informasi arsip secara konsisten.
• Memahami pembagian peran pengguna dalam proses pengelolaan arsip digital.
• Memeriksa kelengkapan dan ketepatan informasi sebelum dokumen dikelola dalam sistem.
• Menelusuri dokumen dan informasi arsip sesuai kebutuhan pekerjaan.
• Mengenali titik rawan dalam pengelolaan arsip digital dan menentukan langkah tindak lanjut yang sesuai.

Nilai Praktis bagi Instansi setelah Implementasi

• Membantu menata dokumen pemerintahan secara lebih terstruktur.
• Mempermudah penelusuran dokumen yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
• Mendukung konsistensi pencatatan arsip antarunit kerja.
• Membantu memperjelas alur pengelolaan dokumen dalam administrasi pemerintahan.
• Mengurangi potensi dokumen sulit ditemukan karena pengelolaan yang tidak konsisten.
• Mendukung ketersediaan dokumen ketika diperlukan untuk monitoring dan evaluasi.
• Membantu penyediaan dokumen pendukung dalam proses pemeriksaan dan pengawasan.
• Mendukung pengelolaan informasi kearsipan secara lebih tertib.
• Mempermudah koordinasi antara unit pengolah dan unit kearsipan.
• Mendukung penerapan administrasi pemerintahan berbasis sistem digital.
• Membantu instansi mengembangkan pengelolaan arsip secara bertahap sesuai kesiapan organisasi.

Sasaran Peserta dan Unit Kerja yang Relevan

Bimtek ini relevan bagi ASN dan pegawai yang terlibat langsung dalam penciptaan, pengelolaan, pencatatan, penggunaan, pengendalian, dan penyimpanan dokumen pemerintahan. Peserta dapat berasal dari unit yang menangani administrasi umum, persuratan, tata usaha, kearsipan, sekretariat, pengelolaan dokumen, serta unit kerja lain yang menggunakan SRIKANDI dalam pelaksanaan tugas.

Program juga dapat diikuti oleh pejabat atau pengelola yang memiliki tanggung jawab koordinasi dan pengendalian penerapan kearsipan digital di lingkungan Kementerian/Lembaga, pemerintah daerah, OPD, kecamatan, kelurahan/desa, BLU/BLUD, RSUD, Sekretariat DPRD, maupun unit pemerintahan lain yang terkait.

Pokok Bahasan/Materi Bimtek

1. Konsep dasar pengelolaan arsip dinamis dalam administrasi pemerintahan.
2. Peran pengelolaan arsip digital dalam mendukung proses kerja pemerintahan.
3. Gambaran umum SRIKANDI dan kedudukannya dalam pengelolaan kearsipan dinamis.
4. Alur kerja pengelolaan dokumen dan arsip digital.
5. Penciptaan dan penerimaan dokumen dalam proses administrasi.
6. Penataan naskah dinas dan dokumen pemerintahan secara digital.
7. Penggunaan klasifikasi arsip dalam penataan dokumen.
8. Pencatatan dan pengelolaan informasi arsip.
9. Pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan proses disposisi sesuai alur kewenangan.
10. Pengelolaan dokumen pendukung kegiatan dan administrasi unit kerja.
11. Pencarian, penelusuran, dan penggunaan kembali arsip digital.
12. Pengelolaan metadata dan kelengkapan informasi dokumen.
13. Pembagian peran pengguna dan koordinasi dalam penerapan SRIKANDI.
14. Pengendalian akses dan kehati-hatian dalam pengelolaan informasi digital.
15. Penyesuaian pengelolaan arsip digital dengan SOP dan tata kelola instansi.
16. Identifikasi kesalahan umum dalam penataan dan pencatatan arsip digital.
17. Pemeriksaan kelengkapan dokumen sebelum dan setelah dikelola dalam sistem.
18. Monitoring penerapan pengelolaan arsip digital pada unit kerja.
19. Penanganan kendala operasional dan koordinasi tindak lanjut.
20. Simulasi alur pengelolaan dokumen melalui SRIKANDI berdasarkan kasus pekerjaan.
21. Penyusunan langkah penerapan dan perbaikan pengelolaan arsip digital di tempat kerja.

Pendekatan Pembelajaran dan Penerapan Hasil Bimtek

Pembelajaran menggabungkan penjelasan konsep dengan pembahasan alur kerja, contoh dokumen, analisis kasus, dan latihan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip digital. Peserta diarahkan untuk memahami alasan setiap tahapan dilakukan sehingga penggunaan SRIKANDI tidak berdiri sendiri dari proses administrasi yang sudah berjalan.

Latihan dapat diarahkan pada identifikasi dokumen, penataan informasi, pemeriksaan kelengkapan, penelusuran arsip, serta simulasi alur pengelolaan sesuai kewenangan pengguna. Contoh dan latihan dapat disesuaikan dengan karakteristik unit kerja agar hasil pembelajaran lebih mudah diterapkan.

Setelah Bimtek, penerapan dapat dilakukan secara bertahap dengan memperhatikan kesiapan pengguna, SOP, pembagian kewenangan, sistem pendukung, dan kondisi kearsipan masing-masing instansi. Evaluasi internal dan tindak lanjut dapat digunakan untuk menemukan bagian proses yang masih perlu diperbaiki tanpa harus mengubah seluruh mekanisme kerja sekaligus.

Skema Pelaksanaan, Durasi, dan Fasilitas

Pelaksanaan Bimtek dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi instansi, baik dari sisi materi, kedalaman praktik, maupun karakteristik peserta. Durasi, jadwal, lokasi, dan bentuk pelaksanaan ditetapkan sesuai skema penyelenggaraan yang disepakati.

Fasilitas pembelajaran dapat disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan, termasuk bahan pembelajaran dan perangkat pendukung praktik apabila diperlukan. Ketentuan mengenai sertifikat, fasilitas tambahan, dan teknis pelaksanaan mengikuti paket penyelenggaraan yang tersedia dan kesepakatan dengan instansi peserta.

FAQ

1. Apakah Bimtek ini hanya membahas cara menggunakan aplikasi SRIKANDI?

Tidak. Pembahasan menghubungkan penggunaan SRIKANDI dengan proses pengelolaan arsip dan administrasi pemerintahan sehingga peserta memahami bukan hanya cara menggunakan sistem, tetapi juga alasan dan alur pekerjaan di balik setiap proses.

2. Apakah peserta harus sudah mahir menggunakan SRIKANDI?

Tidak. Materi dapat disusun dari pemahaman dasar sampai praktik sesuai tingkat kebutuhan peserta. Peserta yang sudah menggunakan SRIKANDI juga dapat menggunakan pembahasan kasus untuk mengidentifikasi bagian proses yang masih perlu diperbaiki.

3. Bagaimana jika setiap unit kerja memiliki dokumen dan proses yang berbeda?

Perbedaan tersebut perlu diperhatikan dalam penerapan. Prinsip pengelolaan arsip dapat menjadi dasar bersama, sedangkan contoh, alur, dan penyesuaian teknis mengikuti tugas, fungsi, kewenangan, SOP, serta jenis dokumen pada masing-masing unit.

4. Apakah seluruh dokumen kantor harus langsung dipindahkan ke pengelolaan digital?

Penerapan perlu mengikuti kebijakan dan instrumen kearsipan yang berlaku di instansi. Penataan dapat dilakukan secara bertahap berdasarkan kebutuhan, kondisi arsip, kesiapan sistem, serta ketentuan mengenai pengelolaan arsip yang berlaku.

5. Bagaimana menghindari dokumen sulit ditemukan setelah masuk ke sistem?

Perhatian perlu diberikan pada kelengkapan informasi, klasifikasi, konsistensi pencatatan, serta kepatuhan terhadap alur pengelolaan arsip. Keseragaman cara kerja antar pengguna juga penting agar pencarian dan penelusuran tidak bergantung pada kebiasaan masing-masing petugas.

6. Apa yang perlu diperiksa sebelum dokumen dikelola melalui SRIKANDI?

Peserta perlu memahami jenis dokumen, kelengkapan informasi, konteks penciptaan, klasifikasi, serta alur kewenangan yang berkaitan. Pemeriksaan tersebut membantu mengurangi kesalahan pencatatan dan penempatan dokumen dalam proses kearsipan.

7. Bagaimana pembagian peran antara unit pengolah dan unit kearsipan?

Pembagian peran mengikuti struktur, kewenangan, kebijakan, dan tata kelola kearsipan instansi. Bimtek membantu peserta memahami titik koordinasi dan tanggung jawab masing-masing agar proses pengelolaan arsip tidak terputus antarunit.

8. Apakah pengelolaan arsip digital berkaitan dengan kebutuhan pemeriksaan atau audit?

Arsip merupakan bagian dari dokumentasi pelaksanaan pekerjaan. Pengelolaan yang tertib dapat membantu menyediakan dokumen dan informasi yang diperlukan ketika instansi melakukan monitoring, evaluasi, pemeriksaan, atau tindak lanjut pengawasan sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku.

9. Bagaimana jika masih terdapat dokumen dalam bentuk fisik?

Keberadaan arsip fisik perlu ditangani berdasarkan kebijakan dan instrumen kearsipan yang berlaku. Pengelolaan arsip digital tidak berarti mengabaikan ketentuan mengenai arsip fisik, melainkan perlu menempatkan masing-masing jenis arsip dalam proses pengelolaan yang sesuai.

10. Apakah Bimtek dapat menggunakan contoh dokumen dari instansi peserta?

Contoh pekerjaan dapat disesuaikan dengan karakteristik instansi sepanjang informasi yang digunakan aman untuk pembelajaran. Penyesuaian tersebut membantu peserta menghubungkan materi dengan jenis dokumen dan alur kerja yang benar-benar mereka hadapi.

11. Bagaimana jika penerapan SRIKANDI belum seragam antarunit?

Ketidakkonsistenan dapat menjadi bahan evaluasi untuk melihat bagian proses yang berbeda, penyebabnya, dan kebutuhan penyesuaian. Perbaikan dapat dilakukan secara bertahap melalui penyamaan pemahaman, penguatan SOP, koordinasi, dan pendampingan sesuai kebutuhan instansi.

12. Apakah hasil Bimtek langsung membuat pengelolaan arsip menjadi tertib?

Bimtek memberikan penguatan kompetensi, tetapi hasil penerapannya tetap dipengaruhi oleh konsistensi pengguna, kebijakan, SOP, sistem pendukung, koordinasi, dan pengendalian di tempat kerja. Karena itu, penerapan perlu dilanjutkan melalui praktik dan evaluasi secara berkelanjutan.

13. Apa yang dapat dilakukan setelah peserta kembali ke unit kerja?

Peserta dapat mulai dengan meninjau alur pengelolaan dokumen yang berjalan, mengidentifikasi titik yang belum konsisten, memeriksa kebutuhan koordinasi, dan menyesuaikan praktik kerja dengan SOP serta ketentuan kearsipan yang berlaku. Perbaikan dapat diprioritaskan pada proses yang paling sering digunakan atau paling membutuhkan penataan.

14. Apakah Bimtek ini relevan untuk pemerintah daerah maupun kementerian/lembaga?

Relevansinya bergantung pada keterlibatan unit kerja peserta dalam pengelolaan arsip digital. Materi dapat disesuaikan dengan karakteristik organisasi, proses administrasi, kewenangan, dan kebutuhan penerapan di masing-masing instansi.

15. Bagaimana memastikan pengelolaan arsip digital tetap berjalan setelah Bimtek selesai?

Keberlanjutan membutuhkan pembagian peran yang jelas, penerapan SOP, konsistensi pengguna, monitoring, serta tindak lanjut terhadap kendala yang ditemukan. Dengan demikian, hasil pembelajaran dapat menjadi bagian dari perbaikan proses kerja, bukan berhenti pada kegiatan pelatihan.

Daftar Kota Pelaksanaan

Program “Bimtek Pengelolaan Arsip Digital 2026: Penataan Dokumen Pemerintah melalui SRIKANDI secara Terstruktur“ dapat diselenggarakan melalui skema public training, in house training, maupun pelatihan khusus instansi sesuai kebutuhan. Pelaksanaan tersedia secara fleksibel untuk mendukung kebutuhan pengembangan kompetensi di berbagai instansi dan unit kerja.

📌 Untuk permintaan proposal, informasi jadwal, atau konsultasi pelaksanaan, Anda juga dapat menghubungi tim PenaPelatihan:

✉️ Email: info@penapelatihan.id

📞 WhatsApp/Telp: 0822-4551-1510

Kami berharap program ini dapat membantu peserta memperkuat kompetensi, meningkatkan kualitas pelaksanaan tugas, memperjelas proses kerja, serta memperkuat koordinasi dan tata kelola di lingkungan instansi. Dengan penerapan kompetensi yang tepat dalam pekerjaan, program ini diharapkan dapat mendukung proses kerja yang lebih terstruktur, akuntabel, mudah dimonitor, serta berkontribusi pada peningkatan kualitas pelayanan publik secara berkelanjutan.